Selon le Plan Comptable Général, « La comptabilité est un système d’organisation de l’information financière permettant de saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées et de présenter des états reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entité à la date de clôture ».
Il s’agit donc d’organiser une information financière :
- en classant des données de base chiffrées,
- en présentant des états reflétant une image fidèle du :
- patrimoine,
- de la situation financière,
- du résultat,
à la date de clôture de l’exercice.
L’information donnée par la comptabilité est fondée sur des comptes.
Un compte est représenté schématiquement par un tableau à deux colonnes dont :
- la partie gauche (nommée débit) est réservée aux emplois c’est-à-dire ce à quoi a servi l’argent (achat de fournitures, de services, de travaux etc.),
- la partie droite (nommée crédit) est réservée aux ressources c’est-à-dire à la provenance ou à la nature de l’argent utilisé (fonds propres, ventes, subventions, emprunts crédits fournisseurs etc.) :
Toutes les comptabilités s’appuient sur des valorisations monétaires. Elles ne prennent donc en compte que ce qui peut être compté dans des unités monétaires. En ce sens, la comptabilité ne retrace qu’une partie de la réalité de l’action de l’agent économique. Elle ne sait pas valoriser ou seulement par des identifications peu convaincantes, le bénévolat, les externalités de toute action.