En cours d’exercice, l’exécution du budget concerne les modalités d’engagement, les virements de crédits, les décisions modificatives et l’élaboration éventuelle d’un RIA.
La comptabilité d’engagement
La comptabilité d’engagement vise à respecter l’annualité budgétaire mais surtout à assurer l’exactitude du résultat du compte de résultat.
Parce qu’elle vise à vérifier que l’exécution est bien conforme aux prévisions et aux autorisations données, la comptabilité budgétaire est fondée sur la comptabilité d’engagement.
La comptabilité d’engagement est un dispositif appuyé sur la comptabilité budgétaire qui tend à réserver les crédits nécessaires avant toute conclusion d’une obligation envers un tiers. De cette manière, l’ordonnateur respecte l’autorisation qui lui est donnée par le conseil d’administration dans tous les actes de gestion qu’il est amené à réaliser.
Le président du CCAS, le directeur de l’EPS, sont chargés de la comptabilité des dépenses engagées qui doit permettre de déterminer les crédits disponibles en investissement comme en fonctionnement par différence entre :
- d’une part, le total des ouvertures de crédits ;
- d’autre part, la somme des totaux des dépenses engagées non mandatées et des mandats émis.
La comptabilité d’engagement est tenue par l’ordonnateur au minimum au niveau du vote budgétaire de l’assemblée délibérante, conseil d’administration ou conseil de surveillance, le plus souvent au niveau de l’article.
Le président, le directeur, suivant les cas, établissent, en fin d’exercice, au 31 décembre, l’état des dépenses engagées non mandatées. Cet état permet d’arrêter le montant :
- des crédits à reprendre au budget de l’exercice suivant, (il s’agit des restes à réaliser : en fonctionnement, ce sont des dépenses engagées qui n’ont pas donné lieu à service fait au 31 décembre mais pour lesquelles l’obligation demeure, en investissement ce sont les dépenses engagées),
- des paiements restant à effectuer par le comptable. Il s’agit des dépenses de fonctionnement engagées qui ont bien été réalisées avant le 31 décembre mais pour lesquelles aucune facture n’est parvenue. Afin de respecter le principe de l’annualité budgétaire, le rattachement de ces charges à l’exercice auquel elles appartiennent sera effectué par l’émission d’un mandat global au niveau de chacun des articles concernés. Ces dépenses feront l’objet d’une contre-passation au début de l’exercice suivant.
Le caractère évaluatif de certains groupes ou titres n’enlève rien à cette exigence de gestion dans la mesure où la détermination du résultat est un élément majeur de l’organisation de l’EPRD.
C’est en effet le résultat qui est la variable principale du financement ultérieur de l’ESMS notamment au titre de ses investissements comme au titre du maintien en état de ses immobilisations.
Virements de crédits et décisions modificatives
En cours d’exercice, les autorisations budgétaires peuvent évoluer.
S’agissant des modifications budgétaires intervenant en cours d’exercice, la CASF distingue les virements de crédits et les décisions modificatives :
Dans les budgets prévisionnels
Lorsqu’il s’agit du budget prévisionnel traditionnel les modalités de ces évolutions ne changent pas.
Elles sont décrites aux articles R314-44, R314-45, R314-46 du CASF.
Les virements de crédits
Les virements de crédits sont définis à l’article R314-44 comme « des mouvements de compte à compte qui permettent le financement de charges nouvelles ou plus importantes que celles prévues au budget exécutoire, par des économies d’un montant identique sur d’autres dépenses prévues au même budget. » Ils ne sont pas soumis à autorisations du tarificateur mais ce dernier est informé sans délais dès lors que le virement concerne des groupes fonctionnels différents.
Les virements de crédits doivent respecter les principes suivants (art. R314-45) :
- « 1° Aucun virement ne peut être opéré par ponction sur des sommes destinées à couvrir des charges certaines de l’exercice, notamment la rémunération du personnel effectivement en activité dans l’établissement ou le service ;
- 2° Aucun virement ne peut être opéré pour financer des charges durables par des économies provisoires ;
- 3° Les économies réalisables sur des charges de personnel doivent être employées en priorité au provisionnement adéquat des charges afférentes aux départs à la retraite et au compte épargne-temps ;
- 4° Un virement ne doit pas entraîner d’augmentation des charges d’exploitation sur les exercices suivants.
Les virements de crédits qui ne respectent pas les principes fixés au présent article sont assimilés à des décisions budgétaires modificatives, et soumis à la procédure d’approbation prévue au II de l’article R. 314-46. »
Les virements de crédits entre groupes fonctionnel et concernant des ESSMS à budget relevant du secteur public, particulièrement les ESSMS des CCAS « sont autorisés par délibération du conseil d’administration. Ils sont portés sans délai à la connaissance du comptable public. » (Art. R 314-45-1)
Article R314-45-1
« Pour les établissements et services qui relèvent de l’article L. 315-1 (il s’agit des ESSMS publics) les virements de crédits entre groupes fonctionnels sont autorisés par délibération du conseil d’administration. Ils sont portés sans délai à la connaissance du comptable public. »
Les décisions modificatives
Selon les termes de l’article R314-46 les décisions modificatives « visent à financer des charges nouvelles ou plus importantes que celles prévues au budget exécutoire par des recettes nouvelles ou plus importantes. ».
Le CASF distingue dans le cas des ESSMS à budget les décisions modificatives à l’initiative du gestionnaire et celles à l’initiative du tarificateur.
DM à l’initiative du gestionnaire
Lorsque ces décisions modificatives ne font pas appel à un financement complémentaire par les produits de la tarification elles sont seulement adressées au tarificateur sans qu’il ait à donner une autorisation.
Dans les autres cas, c’est le tarificateur qui donne l’autorisation « dans un délai de 60 jours suivant le dépôt de la demande. » (R314-46 II)
Les décisions modificatives ne peuvent être approuvées que :
- « 1° En cas de modification importante et imprévisible des conditions économiques, de nature à provoquer un accroissement substantiel des charges ;
- 2° En cas de modification importante du profil des personnes accueillies par l’établissement ou le service, appréciée et évaluée selon des critères médicaux et économiques, notamment au regard des groupes iso-ressources mentionnés au 2° du I de l’article R. 314-17 ;
- 3° En cas de modification importante et imprévisible de l’activité ;
- 4° En cas de réalisation d’une étude demandée sur le fondement de l’article R. 314-61 (opérations d’évaluation et de contrôle pour améliorer la gestion et le fonctionnement d’un ESSMS en difficulté) » (art. R 314-46 III)
DM à l’initiative du tarificateur
L’article R 314-47 permet au tarificateur de faire modifier le budget prévisionnel dans trois cas :
- « 1° La modification, postérieurement à la fixation du tarif, des dotations limitatives mentionnées aux articles L. 313-8, L. 314-3, L. 314-3-2 et L. 314-4 ;
- 2° La prise en compte d’une décision du juge du tarif ;
- 3° En cas d’affectation des résultats dès l’exercice en cours, en application du 1° du II ou du III de l’article R. 314-51.
Dès la notification du nouveau montant des groupes fonctionnels ou sections tarifaires approuvés et de la valeur correspondante du tarif, l’établissement ou le service établit et transmet, conformément aux dispositions de l’article R. 314-37 (dans les 30 jours), un nouveau budget exécutoire. »
Dans les EPRD
Pour l’autorisation budgétaire sous forme d’EPRD aussi on distingue virements de crédits et décisions modificatives dont les définitions sont identiques à celles utilisées pour les budgets prévisionnels.
Lorsque les virements de crédits ou les décisions modificatives concernent les EPRD, les dispositions des articles R314-227 à R314-231 du CASF.
Virements de crédits
L’article R314-227 reprend les termes de l’article R314-44
« Les virements de crédits, au sens de la présente sous-section, sont des mouvements de compte à compte qui permettent le financement de charges nouvelles ou plus importantes que celles prévues à l’état des prévisions de recettes et de dépenses exécutoire, par des économies d’un montant identique sur d’autres dépenses prévues au même budget ».
Comme pour les budgets prévisionnels, les virements de crédits ne peuvent prélever des sommes sur les crédits concernant le personnel « . effectivement en activité dans l’établissement ou le service. » La formulation est plus précise qu’en matière de budget prévisionnel qui évoque lui « les sommes destinées à couvrir des charges certaines de l’exercice, ». La différence de libellé tenant au caractère évaluatif des groupes 1 et 3 du budget. D’ailleurs pour aller dans ce sens, il est précisé dans ce même article R314 -228 «Les économies réalisables sur des charges de personnel sont employées en priorité au provisionnement adéquat des charges afférentes aux départs à la retraite et au compte épargne-temps. », isolant par cette formule encore davantage le groupe 2 (rémunération du personnel).
Décisions modificatives
Si la décision modificative s’impose lorsqu’il convient de « financer des charges nouvelles, ou plus importantes que celles prévues à l’état des prévisions de recettes et de dépenses exécutoire, par des recettes nouvelles ou plus importantes, ou à diminuer le montant des recettes et des dépenses de l’état des prévisions de recettes et de dépenses exécutoire. » comme en matière de présentation d’un budget prévisionnel, la méthode employée est différente.
En EPRD aussi on distingue deux possibilités de décisions modificatives :
Selon les termes de l’article R314-239 II, le gestionnaire à l’obligation de solliciter, dans le délai d’un mois, l’autorisation du tarificateur pour effectuer une DM, lorsque :
- « Pour les établissements publics, l’un des groupes fonctionnels qui revêt un caractère limitatif est insuffisamment doté et qu’il n’est pas abondé par un virement de crédit prévu à l’article R. 314-226
- Une dépense engagée sur un compte éventuellement non doté ou insuffisamment doté au budget approuvé est de nature à bouleverser l’économie générale du budget
- Les évolutions de l’activité de l’établissement ou du service ou du niveau de ses dépenses sont manifestement incompatibles avec le respect de l’économie générale du budget. »
Contrairement au budget prévisionnel, l’EPRD ne recourt pas à la notion d’équilibre entre charges et dépenses. La validité de l’EPRD est fonction particulièrement des engagements du CPOM.
Le bouleversement de l’EPRD est analysé au regard de la notion « d’économie générale du budget » qui est précisée immédiatement après au III du même article R314-239 :
« III.- L’économie générale du budget est considérée comme bouleversée lorsque, notamment, l’une au moins des conditions suivantes est remplie :
- 1° La prévision actualisée de la capacité d’autofinancement est insuffisante pour couvrir le remboursement en capital des emprunts à échoir au cours de l’exercice
- 2° La prévision actualisée du prélèvement sur le fonds de roulement excède le fonds de roulement net global disponible au 1er janvier de l’exercice.
On notera que dans ce cas encore, les modalités de déclenchement d’une décision modificative s’appuient non sur un cadre formel mais sur une hypothèse financière, fidèle en cela à la philosophie globale de l’EPRD qui privilégie le calcul financier à l’application de modalités formelles.
Les décisions modificatives reprennent le modèle d’EPRD puisqu’elles peuvent avoir pour effet de modifier les résultats, la CAF et le montant de l’apport ou du prélèvement sur le fonds de roulement.
Les décisions modificatives de l’EPRD sont soumises à l’approbation du tarificateur.
Relevé infra-annuel (RIA)
La possibilité est ouverte aux autorités de tarification par l’article R 314-225 V du CASF, de demander un relevé infra-annuel (RIA). Cette demande s’effectue dans le cadre de la transmission d’observations qui vaut approbation de l’EPRD.
« V.- L’autorité de tarification peut formuler des observations sur l’état des prévisions de recettes et de dépenses. La transmission de ces observations vaut approbation de l’état des prévisions de recettes et de dépenses mais peut être assortie d’une demande de relevé infra-annuel. Cette demande fixe la date d’observation et le délai dans lequel ce relevé doit être transmis »
Le modèle de relevé infra-annuel est fixé par arrêté des ministres chargés de la sécurité sociale et des affaires sociales. ».
Ce document correspond à la mise à jour de l’EPRD initial à partir des charges et des produits réellement constatés sur les premiers mois de l’année et une projection actualisée sur les derniers mois. Il permet d’examiner le déroulement de l’exercice et la situation financière actualisée sur le périmètre de l’EPRD, comparativement aux prévisions budgétaires et financières initiales, sans attendre l’ERRD, qui n’intervient qu’une fois l’exercice clôturé. La demande d’un RIA doit mentionner la date d’observation et le délai de transmission.
Le RIA reprend les mêmes onglets et items que l’EPRD. La demande d’un RIA ne doit pas être systématique mais ciblée sur des organismes gestionnaires ou des établissements publics dont l’examen de l’EPRD révèle un risque en cours d’exécution qui justifie un suivi plus rapproché.